Jak rozplanować pracę sekretariatu w małym biurze, żeby działał sprawnie i pomagał innym pracownikom?

Posted on 14/09/2020 8:16am

Sekretariat stanowi dość niedoceniane miejsce w biurze, którego praca polega na sprawnym organizowaniu przeróżnych spraw biurowych, dbaniu o to, by inni pracownicy mieli dostęp do potrzebnych biurowych materiałów i nie tylko. W dużych firmach sekretariat obsługiwany jest przez kilka osób, co w znaczącym stopniu upraszcza pracę. Jeśli jednak pracujemy w nim sami, musimy wszystko dobrze rozplanować.


Podstawowym zadaniem
segregatory
Author: Gillian
Source: http://www.flickr.com
sekretarki jest dostarczanie współpracownikom materiałów, bez których nie mogą oni wykonywać służbowych obowiązków. Należą do nich segregatory na dokumenty, przeróżne teczki czy nawet tak zwykłe przedmioty jak długopisy - nawet przydatna strona, dobrze zajrzeć.

Zaglądnij na naszą stronę. Tam oczekują na Ciebie nowe niebywale zajmujące wątki. Robimy dla Was dalsze newsy (http://pbokaszynski.pl/) i będziemy szczęśliwi, jeśli je oglądniecie.

W zależności od liczby zatrudnionych w biurze osób trzeba tak zaplanować zamawianie materiałów biurowych, by zawsze było ich troszkę więcej – brakująca teczka konferencyjna czy toner do drukarki może bowiem w pewnym sensie opóźnić lub nawet zatrzymać standardowy tok pracy w biurze, co nie jest wskazane. Drugą kwestią jest zarządzanie bieżącą korespondencją napływającą do biura. Trzeba odbierać i wysyłać ważne dla firmy przesyłki czy listy, jak również zatrzymywać ważną korespondencję, która może być przydatna jeszcze w późniejszym czasie. W tym wypadku świetnie sprawdzą się praktyczne segregatory, które umożliwią posegregowanie listów, a później również sprawne odnalezienie potrzebnej rzeczy. Końcową kwestią jest aranżowanie istotnych spotkań – zarówno z zewnętrznymi kontrahentami, jak i wewnętrznych. Zadanie to zasadza się nie tylko na telefonicznym lub mailowym umawianiu spotkania, lecz również na przygotowaniu całej
teczka
Source: pixabay.com
konferencyjnej sali tak, by osobom uczestniczącym w spotkaniu niczego nie brakowało.


Muszą się tam znaleźć ciepłe i zimne napoje, niezbędne sprzęty, jak projektory czy monitory i nie tylko. Konieczne są też dokumenty i materiały dla uczestników spotkania, które z powodzeniem uporządkuje funkcjonalna teczka konferencyjna - Firma MILO. Jak można zobaczyć, praca sekretarki najczęściej bywa niedoceniana. Sekretarka musi troszczyć się o to, by pozostali współpracownicy mieli prawidłowe warunki do pracy, jak również reprezentować przedsiębiorstwo na zewnątrz – np. przed kontrahentami czy ludźmi, którzy chcą podjąć z nim współpracę. Właśnie dlatego osoba na tu pracująca musi być dobrze zorganizowana i mieć łatwość kontaktu z ludźmi – w tym momencie bez trudu spełni wszystkie swoje obowiązki.

Tags: biuro, dokumenty, praca, papier, obowiązki